W wielu firmach działania optymalizacyjne mają charakter akcyjny, podejmowany w sytuacjach kryzysowych. Tymczasem, na rynku wygrywają firmy dla których stała poprawa jest podstawowym elementem zarządzania i przedmiotem codziennych starań operacyjnych pracowników.
Badania Rity Gunther McGrath (profesor z Columbia Business School) przeprowadzone po ostatnim kryzysie w 2008r. zakwestionowały paradygmat zarządzania upatrujący gwarancji sukcesu w ciągłej zmianie. Z badań wynika, że w dłuższej perspektywie sukces i stały wzrost wyniku finansowego na poziomie min 4% rok do roku, bez względu na sytuację geopolityczną lub specyficzne problemy w branży, osiągają firmy, które opanowały sztukę łączenia ciągłej zmiany ze stabilnością.
To właśnie takie firmy zapewniają swoim inwestorom i pracującym w nich ludziom systematyczny zwrot z inwestycji, na przekór globalnym kryzysom.
Nasza filozofia doradcza, wykorzystując wyniki wspomnianych badań koncentruje się jednocześnie na bieżącym wzroście efektywności głównych czterech zasobów firmy ale również na budowaniu trwałego dążenia do doskonałości operacyjnej, przy jednoczesnym stabilizowaniu obszarów, tworzących „pancerz ochronny” na wypadek dekoniunktury lub kryzysu.
Współpracując z nami zoptymalizujecie swoje zasoby oraz nauczycie organizację systematycznego usprawniania i rozwijania się, w oparciu o nasze doświadczenia i know-how.
Program Continuous Performance Improvement™ będący zestawem różnych metodyk i narzędzi skoncentrowanych na zbudowaniu ciągłego procesu zarządzania efektywnością. Nasze prace, w zależności od potrzeb, obejmują wszystkie lub wybrane elementy systemu CPI™. Jednak, największą wartość można uzyskać z wdrożenia wszystkich, w praktyce przecież powiązanych wzajemnie elementów systemu.
Model biznesowy - zapewnia długookresowy plan finansowy, operacyjny i strategiczny dla biznesu firmy. Dla nowych firm, start up-ów może być jedynym planem działania a dla starszych - znakomitym pomostem między strategią a działaniem operacyjnym, w którym pojawiają się nowe rozwiązania, wyróżniające firmę na tle konkurencji.
Do nowości dochodzimy dzięki benchmarkom oraz wsparciu stymulujących innowacyjność technik budowy modelu, jak np. Lean Canvas, Desing Thinking, prowokujących do nowego spojrzenia na produkty/usługi i ich rozwój, na propozycję wartości dla Klienta czy kanały dystrybucji dostosowane do zmieniających się potrzeb i nowych możliwości.
Plan celów i wskaźników - MBO, Performance Management, KRI, KPIs to kluczowe pojęcia procesu przekładania Modelu Biznesowego lub strategii na system celów oraz wskaźników rezultatu i efektywności. Bez zbudowania tego procesu nie włączymy organizacji we wdrożenie modelu biznesowego/strategii, nie skoncentrujemy wysiłku pracowników na priorytetach, jak również, nie będziemy wiedzieli na ile przybliżamy się do celu i czy w ogóle podążamy we właściwym kierunku (zarządzanie wykonaniem).
Kaskadowanie, wertykalne uzgadnianie celów i metod pomiaru, wbrew częstej opinii, nie jest zadaniem banalnym. Nieumiejętne podejście do tego tematu może spowodować koncentrację na niewłaściwych wskaźnikach oraz wykreować działania, które nie przybliżą nas do celu a w końcowym efekcie, okażą się pustym przebiegiem i najzwyklejszym marnotrawstwem zasobów.
Warto również podkreślić motywacyjną rolę celów. Jeżeli, pracownicy rozumieją, do jakiego celu firmy kontrybuują, wiedzą za jaki rezultat są odpowiedzialni i jak on będzie mierzony, jeżeli podjęli się realizacji celu, wówczas chcą i potrafią się w pełni zaangażować, utożsamić z celami firmy i wziąć za ich osiągnięcie pełną odpowiedzialność.
Pomiar i analiza wyników - przygotowanie systemów IT firmy do cyklicznego raportowania niezbędnych wskaźników i poziomu ich wykonania pracownikom odpowiedzialnym za określone cele, zgodnie z poziomem agregacji informacji zarządczej oraz odpowiedzialności.
To również budowa systemu cyklicznej dyskusji rezultatów, w celu uzyskania zdolności szybkiego reagowania na problemy i/lub niezbędne zmiany, wykorzystująca sprawdzone techniki metodyki Agile.
Rozliczanie i gratyfikacja - ważny element motywacji i stymulowania do dalszego wysiłku. Nagrody i systemy premiowe to rozwiązania, które w CPI™ koncentrują się wokół realizacji zaplanowanych celów. Ich największą zaletą jest zobiektywizowany pomiar, świadomość bezpośredniej kontrybucji do wyniku firmy oraz wpływu na wyniki innych pracowników z różnych obszarów organizacji.
Motywacja - utrzymanie stałej koncentracji pracowników na celach to jeden z ważniejszych elementów zarządzania efektywnością, w ramach którego planujemy wykorzystanie różnych narzędzi, jak np. „Win-Win” lub „In progress” - systematyczne monitorowania statusu realizacji celów i wyników. To również rozwój umiejętności menedżerów i znajomości technik prowadzenia motywacyjnej rozmowy o celach oraz wspierającej pracowników w pokonywaniu trudności.
Czas Pracy jest zasobem, który można doskonalić w różnych celach. Po pierwsze - analiza efektywnego wykorzystania czasu pracy służy określeniu potrzeb etatowych na stanowiskach, co ma bezpośredni wpływ na planowane koszty pracy.
Po drugie - bezpośrednim celem analizy jest określenie benchmarków efektywnościowych dla pracowników, np. w zakresie wydajności pracy w przyjętej jednostce czasu.
Po trzecie - celem analizy jest zidentyfikowanie wolnych zasobów czasowych w określonych dniach tygodnia/miesiąca, na stanowiskach o nierównomiernym obciążeniu pracą. W tym przypadku, informacje wykorzystywane są na potrzeby systemu zastępstw w organizacji. Jednak, aby miało to sens, musimy równocześnie zidentyfikować umiejętności pracowników w formie Macierzy Umiejętności (czytaj niżej - Umiejętności).
Wybór adekwatnej metody pomiaru czasu działań zależy zarówno od celu, jak i charakteru pracy, np. przygotowanie benchmarków wydajnościowych dla działań rutynowych i powtarzalnych wymaga zastosowania bardzo dokładnego i wielokrotnego pomiaru czasu metodą typu Timer.
Inną, naszym zdaniem niedostatecznie docenianą metodą pomiaru czasu działań, zarówno w procesach, jak i na stanowiskach pracy, jest metoda opracowana przez Kaplana - TDABC (Rachunek Kosztów Sterowany Czasem). Jest to metoda analizy produktywności i szacowania wykorzystania czasu pracy oparta na założeniu, że standardowe wykorzystanie czasu pracy wynosi 85% czasu nominalnego (nominalny czas pracy minus zagwarantowane prawem przerwy). Metoda pozwala uniknąć pracochłonnego pomiaru czasu odnośnie wszystkich realizowanych działań w procesach/na stanowiskach, umożliwiając jednocześnie uzyskanie wyników pomiaru o porównywalnej dokładności.
Specjalizujemy się w procesach w obszarach Wsparcia i Back Office, wykorzystując narzędzia i rozwiązania Lean Management i Agile (SIPOC, VSM, PVBB, Kanban, Scrumban).
W optymalizacji procesów zawsze chodzi o to aby coś zrobić optymalnie tanio, możliwie najkrócej, przy dostarczeniu oczekiwanej wartości dokładnie na czas. Uzyskamy taki efekt, jeżeli wyeliminujemy błędy, opóźnienia, kolejki, bezczynności, zbędne operacje oraz przemieszczanie.
Dodatkowa automatyzacja niektórych działań, często z wykorzystaniem istniejących lub łatwo dostępnych narzędzi, pozwoli skrócić czas realizacji procesów i/lub ograniczyć zaangażowane zasoby pracownicze.
Celem nadrzędnym pracy w tym obszarze jest uzyskanie równowagi między skutecznością, efektywnością i przewidywalnością procesu.
Optymalne wykorzystanie umiejętności pracowników ma wymiar motywacyjny i efektywnościowy. W tym miejscu skupimy się na wymiarze efektywnościowym ale warto pamiętać, że korzyści mogą być szersze. Wiele umiejętności pracowników, zwłaszcza narzędziowych, ma charakter uniwersalny lub częściowo uniwersalny.
Oznacza to, że mogą być wykorzystane w różnych miejscach organizacji. Tymczasem, przyzwyczajenie do sztywnego przypisania ludzi do stanowiska pracy i jednostek organizacyjnych, uniemożliwia wyjście poza schemat korzystania z umiejętności ludzi w sposób bardziej elastyczny.
Czasowa rotacja pracowników (np. zastępstwa) lub rotacja stała ale w ograniczonym wymiarze czasu pracy, zlecanie wykonania zadań incydentalnych z innej jednostki, pozwala niwelować okresowe zatrudnienie dodatkowych osób z rynku, oszczędzając koszty pracy związane ze znalezieniem adekwatnych umiejętności i doświadczenia oraz koszty adaptacji.
Zorganizowanie elastycznego systemu zarządzania umiejętnościami pracowników wymaga przygotowania:
Macierz Umiejętności o charakterze personalnym, w przeciwieństwie do wyłącznie stanowiskowej (umiejętności niezbędne na stanowisku pracy), pozwala w pełni wykorzystać potencjał wielu pracowników.
